Gayrimenkul düşünce kuruluşu olan ULI Türkiye tarafından düzenlenen ‘Tesis Yönetimi – 2017 Avrupa Konferansına Doğru: Birleştirme/Bütünleştirme/Değerleme’ başlıklı forum Türk gayrimenkul sektörünün önde gelen isimlerini bir araya getirdi. ULI Türkiye Başkanı Ayşe Hasol Erktin’in açılışını yaptığı forumun moderatörlüğünü Omurga Capital Emlak Yatırım Direktörü İlhami Akkum yaptı. Foruma konuşmacı olarak katılan JLL Türkiye Yönetim Kurulu Üyesi Aydın Yurdum, Altensis kurucu ortağı Berkay Somalı, Regus Türkiye ülke yöneticisi Betül Genç, Zorlu Center Tesis Yönetim Direktörü Bülent Gülcan, Soluto Genel Müdürü Erhan Demirtaş, KetenGrup Genel Müdürü Ferhat Keten, Pamir & Soyuer yönetici ortağı Firuz Soyuer, Reidin Avrupa Başkan Yardımcısı Mete Varas, Kuzeybatı Genel Müdürü Murat Ergin, Epos Gayrimenkul Geliştirme Danışmanı Nahit Öztürkcan, Omurga Capital Genel Müdürü Oğuz Kösebay, Sanko Gayrimenkul Genel Müdürü Ömer Egesel, MAR Grup Genel Müdürü Timur Sert, GVP Yeşil Bina Danışmanlık kurucusu Tolga Özdemir konu hakkındaki görüş ve önerilerini paylaştılar. ULI Türkiye Başkanı – HAS Mimarlık Kurucu Ortağı Ayşe Hasol Erktin açılış konuşmasında forumun bir dizi toplantının ilki olması dileğinde bulunarak, sektör paydaşlarının ULI etkinliklerinde yer alarak ULI’ye üye olmalarını arzu ettiklerini belirtti. ULI hakkında bilgi veren Erktin, “ULI gayrimenkul konusunda bir düşünce kuruluşu. Yatırımcısından danışmanına, müteahhidine, mimarına kadar gayrimenkuldeki paydaşları bir araya getiren, kent toprağının, en iyi kullanımını ortak akılla, tartışarak araştıran bir düşünce kuruluşu. 1930’larda kurulan ULI’nin şu anda 75 ülkede 30 binden fazla üyesi var.” açıklamasını yaptı. Forum, davetli konuşmacı ve katılımcıların aşağıdaki çok boyutlu katkılarıyla devam etti.

Tesis yönetiminde ilk altı ay en kritik dönem

Türkiye’de inşaat üretimi hızlıdır ancak sonrasında projelerin işletmesi önemsenmemekte ya da geri planda kalmaktadır. Bu farklılık işletme ve tesis yönetiminin önemi anlaşıldıkça kapanacaktır. Tesis yönetimi en çok efor gerektiren ancak getirisi en az olan kalemlerden birisidir. Ancak kıymeti sadece kısa erimli finansal geri dönüşle ölçülmemelidir.

Projelerin mevcut kullanıcıları, geliştiricinin şimdiki müşterileri aslında gelecekte de potansiyel müşterilerdir. İyi bir tesis yönetimi konut için de ticari tesisler için de müşterilerin memnuniyetini asıl belirleyen kısım olmaktadır. Sadece müşterilerin kalıcılığını sağlamak için değil gayrimenkulün kalıcı ve sürdürülebilir değerini belirleme sürecinde de tesis yönetiminin önemi göz ardı edilmemelidir. Başta belirlenen aidata uyulmak için kapsamdan çıkarılan hizmetler, kullanıcı ve yeni yatırımcılar gözünde projenin değerini negatif yönde etkilemektedir. Sadece doğru yöneticilikle tesis yönetimi süreci doğru ilerleyememektedir. Özellikle büyük ölçekli projelerde yönetmelikler yol gösterici olmalıdır. Kaliteli tesis yönetiminin sağlanabilmesi için hukuki düzenleme şarttır. Hukuki düzenlemeden bağımsız ve eksik vizyonla yürütülen projelerde, tesis yönetimi projeye çok geç entegre olmaktadır. Projelerin yönetilmesinde en kritik dönem ilk altı aydır. Birinci yılın sonunda da binanın kültürü oluşmuş olmaktadır. Tesisin sürdürülebilirliğinin sağlanması için yönetim planının önceden kurgulanmış olması gerekmektedir. Çok sayıda konumda hizmet veren firmalar için yapı bazında tesis kültürü konusu aslında biraz tartışmalıdır. Özellikle bu firmalar için ülke genelinde standartların olması bulundukları tesise uyumlarını kolaylaştırmaktadır. Ayrıca kendi içinde düzeni sağlamaktadır.

Tesis Yönetimi Aidat Yükünü Belirliyor 

Aidat belirlenirken pek çok detayı göz önünde bulundurmak gerekmektedir. Aidat uygulamasının sağlıklı işleyebilmesi için her şeyden önce bağımsız bölüm satışlarının gerçekleşmiş olması gerekmektedir. Yapıda yaşam başladığında hala büyük çoğunluk geliştiricinin elindeyse, tesis yönetimi de tam verimle çalışamamaktadır. Hem geliştirici hem de yatırımcı tarafından göz ardı edilmemesi gereken bir diğer konu ilk yatırım maliyetinin aslında toplam yaşam döngüsü maliyetinin kabaca 1/3’ünü oluşturduğu gerçeğidir. Kullanıcılar tarafından bu konu artık bilinmekte olup, aidat yatırım kararı vermede önemli bir kriter teşkil etmektedir. Tesis yönetiminin çok basite indirgenmesi ve hala sadece apartman yöneticiliği gibi ele alınması başka bir sorundur. İşletmeye alınan projelerde, satılmayan ticari veya konut birimlerinin aidat yükleri mal sahibi tarafından karşılanmaktadır; buna rağmen doluluk oranı düşük alışveriş merkezlerinde ise giderlerin tümünün kiracılara dağıtılabilme imkanı vardır. Bu da yüksek aidatların oluşmasına neden olmaktadır. Bu yüksek aidatlar geldikleri seviye itibari ile kira rakamına eş değerlere ulaşmaya başlamıştır. Bu da önemli bir risk oluşturmaktadır. Bu nedenle profesyonel tesis yönetiminde tasarruf yöntemleri geliştirilmesi önem arz etmektedir. Kimi zaman ödenen bu aidatlar kiralarla yarışır düzeylere ulaşmaktadır. Aidat sadece işletme süreçlerinde değil daha tasarım aşamasında düşünülmeye başlanmalıdır. Projeye eklenen her unsur, kiracılar üzerinde ekstra aidat yüküne mal olmaktadır. Tesis yönetimi mimari süreç öncesinde, tasarım kılavuzunda yer almalıdır. Sonrasında tüm detaylar yönetim planlarında çözüme kavuşturulmalıdır.

Mülkiyet Durumu Tesis Yönetimini Etkiler 

Ticari gayrimenkuller başta olmak üzere, tüm gayrimenkuller genelinde tesis yönetimini en zor hale getiren oluşum parçalı ve çok malikli yapılardır. Kurumsal yatırımcı eksikliği özellikle tesis yönetimi ile ilgilenenlerin çok etkilendiği bir problemdir. Sadece yatırımın ilk dönemlerinde değil işletmenin ilerleyen yıllarında da teknoloji entegrasyonu tesis yönetimi için önemlidir. Çok malikli satışa konu olacak projelerde yönetim ve gelişen teknolojiye uyum oldukça zor olmaktadır. Binanın değerini çok maliklilik bu sebeple de olumsuz etkilemektedir. Mülkiyet Türkiye’de çok önceliklidir. Bu nedenle gayrimenkul yatırımı da en çok tercih edilen yatırım aracıdır. Mülkiyete verilen değere rağmen kiracı olma oranı artmaya başlamıştır. Özellikle ticari gayrimenkullerde kurumsal maliklik için alternatifler üretilmeye çalışılmalıdır. Gelecekte yatırımcılar, mülkiyet hakkını edinmek yerine, şirketlere ortak olmayı tercih edeceklerdir. Böylece tesis ve fon yönetimi birlikte yürütülebilecektir. Mülk sahibi olma konusunda göz ardı edilmemesi gereken bir diğer trend de paylaşım ekonomisidir. Paylaşım ekonomisinin popülerliği global anlamda giderek artmaktadır. Mülk edinme eğilimleri değişmektedir. Paylaşım ekonomisi yavaş yavaş tüm sektörü ve beraberinde tesislerin yönetim şekillerini etkileyecektir.

Tesis Yönetiminde Uzmanlaşma Çok Önemli 

Tesis yönetimi için bir diğer sorun kalifiye elemana ulaşma olmaktadır. Zaten kısıtlı olan kalifiye eleman temini sorunlarına ek olarak, asgariye yakın ücretlerle çalıştırılan elemanların işlerinde profesyonelce davranmaları mümkün olmayabilmektedir. Personel hususunda da gelecek için kimi gelişmeleri takip etmek gerekmektedir. Örneğin, gelecekte karşılama, bakım ve güvenlik hizmetleri robotlarla sağlanacaktır. Robotlaşma tesis yönetiminde zaman geçtikçe önemli bir bileşen haline gelecektir. Tesis yönetimi konusunda eğitim eksikliği sadece çalışanlar için değil yöneticiler açısından da önemli bir sorundur. Deneyimsiz avukatlardan yönetim planı hazırlamaları beklenmektedir. Türkiye’de eğitimle değil tecrübeyle proje müdürü olunmaktadır. Bir diğer önemli eksiklik de “ucuzculuk” eğilimidir. Maliyet saikleriyle, proje yönetimi kısıtlanmaktadır. Ancak iyi yapılanmış şirketler, iyi projeler üretip, iyi yönetmektedir. Tüketici de bunu fark edip, kısa zamanda ödüllendirmektedir. İçerisinde bulunduğumuz kriz dönemi sektörü disipline sokacak bir dönemdir. Tüketici bu dönemde üreticiyi iyi uygulamalara sevk eden eğilimleri göstermeye devam edecektir. Özellikle yeşil bina sertifikaları, tesis yönetiminde daha çok yer almaya başlayacaktır. Bu sertifikalar tesis yönetiminde de bir standart yaratma konusunda sektörü etkileyecektir. Ancak ülkemizdeki standartlar genel kabul görene kadar sektörün zorlanacağı görülmektedir. Yurtdışından Türkiye’ye getirilen sistemler, mevcut sisteme uyarlamadan, uygulanmaya ve entegre edilmeye çalışılmaktadır. Ancak genel uygulamalarda bir standart oluşturulmadıkça sistemlerin ülkemizde yerleşmesi zor olacaktır. Sertifikalar çok kapsamlıdır ve tek bir danışmanın, birçok projeye bakabilmesi ihtimali yoktur. Bir danışmanın hem üretim aşamasında hem de sonrasında işletme süreci başladığında işletme yöneticileriyle çalışması gerekmektedir. Standartlara uymak genel olarak çok başarılı olmadığımız bir durumdur. Hem yatırımcının kültürüne uymadığından hem de uygulama maliyetlerinden dolayı standartlar göz ardı edilmektedir. Dolayısıyla sertifikalı projelerin oranı oldukça azdır. Hemen sertifikaları almaya başlamasak bile bu standartları amaç değil araç olarak görmeli, standartları uygulamalarımızla bütünleştirmeliyiz. ISO, 2017 içinde yeni bir yönetim standartı yayınlayacaktır. Bu durum bütün paydaşların ortak bir paydaya ihtiyacı olduğunun da bir göstergesidir. ISO 40001 ile Tesis Yönetimi standardı da hayatımıza girecektir. Proje Yönetimi belki de gelecekte Tüketiciyi Koruma Kanununda yer alacaktır.